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“WebOffice” è una suite di pacchetti software tutti fruibili attraverso internet che, di conseguenza, non necessitano di alcuna installazione presso la vostra azienda ne, tantomeno, presso i vostri clienti/agenti/fornitori.

Il progetto “Web Office” consente la visualizzazione/integrazione/recapito di dati contenuti in qualunque sistema informatico, integrabili con qualsiasi tipologia di informazioni a vantaggio di utenti esterni (agenti, clienti, fornitori). I dati presenti in WebOffice sono fondamentalmente di due diverse tipologie: la prima originata interamente da dati estrapolati dal gestionale ed eventualmente aggregati da WebOffice in completo automatismo, la seconda di dati inseriti “manualmente” nel sistema. Per dati “manuali” intendiamo fondamentalmente tutte quelle informazioni (es.: schede tecniche, immagini, comunicazioni varie) non gestite ne gestibili attraverso il gestionale aziendale.

.......ma perché WebOffice?

Flessibile; WebOffice è un “contenitore vuoto”, “un’idea di servizi” perfettamente configurabile in funzione alle vostre esigenze aziendali

Economico; grazie alle economie di scala che genera consente un rapidissimo rientro dell’investimento

Commerciale; le continue comunicazioni rivolte verso gli utenti consentono una gestione ottimale delle informazioni oltre che a una costante “presenza” dal cliente

Incrementabile; è un progetto che mira alla vita aziendale, alla crescita, e che quindi deve consentire la continua evoluzione per seguire o meglio, precedere, la crescita e le nuove necessità dell’azienda

Autonomo; si “aggancia e interagisce” con qualsiasi tipo di gestionale presente in azienda

Valore aggiunto; in un mondo dove i prodotti sembrano sempre di più gli uni uguali agli altri WebOffice offre valore aggiunto; quel valore dato dai servizi come distinzione di brand

Semplice; in quanto realizzato per l’utente finale

Personalizzabile; tutte le schermate di WebOffice seguiranno i colori e i marchi aziendali

“Web Office” è composto dalle seguenti aree:

AREA COMMERCIALE
• area riservata clienti con news comuni e news one to one • gestione dei gruppi di acquisto • finestra di dialogo con destinatari preimpostati con possibilità di invio file. • listino/configuratore e ordini on line • conferma ordine con data di consegna prevista o richiesta • f.a.q. • immagini • documenti non provenienti da gestionale

AREA AMMINISTRATIVA
• fatture • documenti provenienti da gestionale • documenti non provenienti da gestionale • situazione pagamenti, scadenze, insoluti

PRODUZIONE
• magazzino • visualizzazione degli stadi di avanzamento della commessa • data consegna prevista o richiesta

AGENTI
• schede cliente • statistiche • tabulati provvigionali • tabulati insoluti

VARIE
• area chat audio/video • forum • agenda/prenotazione appuntamenti

IL SISTEMA DI AMMINISTRAZIONE
• un semplice pannello di controllo da dove l’azienda potrà interagire/pilotare tutto il sistema

Più nel dettaglio….

“Web Office” ha come punto di partenza comune a tutte le sezioni l’area riservata con le “news”. Le “news” sono due contenitori di informazioni utili per comunicare con la clientela; la prima news ha carattere generale e quindi è comune a tutti gli utenti mentre la seconda area news è personalizzabile per ogni singolo utente o gruppi di utenti. Lo scopo delle news è di “approfittare” della login dell’utente per “obbligarlo” a visualizzare informazioni riguardanti l’azienda… un sistema efficace e assolutamente gratuito utile per comunicare!!! Nella schermata di accesso, oltre alle news sono presenti, tutti i link utili alla visualizzazione dei servizi offerti da “Web Office”.

1. schermata iniziale di WebOffice versione Cliente

AREA COMMERCIALE
Comprende il catalogo/listino e/o configuratore di prodotto con il modulo per l’ordine on line. L’ordine eseguito attraverso “Web Office”, una volta inoltrato in azienda, rimane in memoria nell’area del cliente per una futura verifica o richiamo per la sua ripetizione/modifica. L’ordine eseguito viene inviato in azienda già nel formato utile per essere inserito in automatico in qualsiasi sistema gestionale evitandone la digitazione quindi viene riproposto al cliente per la conferma con evidenziata la data di presunta consegna lasciando comunque la disponibilità di modifica della data stessa. E’ quindi possibile la conferma del solo ordine per, in seguito, richiedere la data di consegna.

Le statistiche di acquisto vengono popolate dalle informazioni di ritorno date dalla fatturazione; il cliente potrà visualizzare gli acquisti eseguiti sia per quantità di prodotto che per valore.

Le f.a.q. (le risposte alle domande frequenti) consentono all’utente, attraverso un motore di ricerca interno, una semplice risposta a problemi quotidiani; l’area f.a.q. deve essere costantemente implementata con tutte quelle informazioni che, giorno su giorno, vengono segnalate dagli utenti; solo in questo modo le f.a.q. trovano un corretto utilizzo.

L’area immagini contiene tutte le immagini dei prodotti pronte per il download; le immagini dispongono di un’anteprima, due diversi tipi di risoluzione; una bassa per l’utilizzo a monitor e una ad alta risoluzione utile per la stampa e di un eventuale allegato in pdf per l’inserimento di una scheda tecnica o di altre informazioni utili. Le immagini, inoltre sono organizzate per linea/prodotto e la visualizzazione può essere parzializzata attraverso il pannello di amministrazione di “Web Office” in modo che ogni utente possa fruire unicamente delle immagini dei prodotti da lui utilizzati.

2. area immagini per download; le immagini possono anche essere file in pdf di schede tecniche, istruzioni di montaggio, ecc.

AREA AMMINISTRATIVA Un’area di visualizzazione/comunicazione di qualsiasi informazione contenuta nel gestionale aziendale.
Recapito fatture: ogni fattura generata dal gestionale aziendale viene prelevata e inviata nell’area riservata del cliente, nel contempo viene inviata una mail di avviso del nuovo documento da scaricare con il link per il collegamento. Il link contiene al proprio interno anche la login e la password utili per l’accesso all’area riservata. Il nuovo documento verrà depositato nell’area riservata con il simbolo di busta chiusa () e,al momento del download, il simbolo verrà modificato in documento aperto () un apposito report visibile unicamente dall’azienda consentirà di verificare l’avvenuto download di qualsiasi documento. Il documento anche dopo il download rimarrà memorizzato nel sistema al fine di realizzare un archivio utile per qualsiasi successivo download. La stessa procedura viene utilizzata per qualsiasi documento inviato al cliente con l’unica differenza che non verrà esportato dal gestionale ma dovrà essere inviato attraverso il pannello di controllo aziendale. La procedura di invio documento potrà essere generale, quindi inviata a tutti gli utenti, o riservata ad un gruppo o un singolo utente. La situazione scadenze/insoluti, come per le fatture, è un’area popolata interamente da dati forniti dal gestionale aziendale e replicati nelle aree riservate.

PRODUZIONE Consente la pubblicazione di tutti i dati riguardanti gli stadi della produzione di una data commessa/ordine, visualizza, inoltre, le scorte di magazzino e le date di presunto reintegro dei prodotti mancanti.

AGENTI In pratica tutte le informazioni utili all’agente di commercio; è un mix di informazioni derivanti dalle precedenti aree (commerciale, amministrativa, produzione). Ogni agente potrà visualizzare le informazioni di ogni singolo cliente, eseguire un ordine (vedi area commerciale) per ogni singolo cliente, verificare lo stato dell’ordine, l’evaso, ecc. La “scheda cliente” fornirà statistiche di vendita generali e su ogni singolo cliente suddivise in fatturato e su codice prodotto. Il sistema, inoltre, nella sezione documenti, archivierà i tabulati provvigionali, i tabulati insoluti e quant’altro utile per la gestione delle vendite. Ogni nuovo documento verrà segnalato con una mail.

3. statistiche per agente con l’indicatore di performance

IL SISTEMA DI AMMINISTRAZIONE E’ comune a tutte le aree di Web Office. Un semplice pannello di controllo da dove l’azienda potrà interagire/pilotare il sistema. L’accesso al pannello di controllo permette l’attivazione di un nuovo utente con l’attribuzione delle relative concessioni (chi può vedere cosa). La gestione delle news sia generiche che one to one. La sincronizzazione con i dati provenienti dal gestionale (ad esempio l’inserimento/modifica di un nuovo cliente/prodotto). L’invio di documenti generici o riservati a un gruppo o solamente ad un unico utente. Attraverso il pannello di amministrazione, inoltre, è possibile visualizzare i report di download dei documenti inseriti nelle varie aree del sito.

MODULARITA’ Web Office consente all’azienda di iniziare anche con un singolo modulo inserendo successivamente altri moduli senza per questo dover sconvolgere il sistema o gravarsi di costi aggiuntivi oltre al costo del modulo stesso e del suo eventuale collegamento ad altre aree del gestionale aziendale. Questo permette all’azienda di programmare i vari step evolutivi del sistema gestendone i ritorni e le modalità d’uso.

IMMAGINE Web Office si adegua ai vostri colori istituzionali e al vostro marchio aziendale, inoltre può essere realizzato in più lingue; un sistema efficace ed efficiente per “avvicinarsi” all’utente!