 |
|
|
Per “Web Office” intendiamo una suite di pacchetti software tutti fruibili attraverso internet che, di conseguenza, non necessitano di alcuna installazione presso la vostra azienda ne, tantomeno, presso i vostri clienti.
Il progetto “Web Office” consente la visualizzazione/integrazione/recapito di dati contenuti in qualunque sistema informatico, integrabili con qualsiasi tipologia di informazioni a vantaggio di utenti esterni (agenti, clienti, fornitori).
Le suite “Web Office” è composta dalle seguenti aree:
AREA COMMERCIALE • area riservata clienti con news comuni e news one to one • listino/configuratore e ordini on line • f.a.q. • immagini AREA AMMINISTRATIVA • fatture • documenti • amministrazione: situazione pagamenti, scadenze, insoluti PRODUZIONE • magazzino • stadi di produzione, consegne AGENTI • schede cliente • statistiche • tabulati provvigionali • tabulati insoluti VARIE • area chat audio/video • forum • agenda/prenotazione appuntamenti Più nel dettaglio…. “Web Office” ha come punto di partenza comune a tutte le sezioni l’area riservata con le “news”; le “news” sono due contenitori di informazioni per comunicare con la clientela; la prima news ha carattere generale e quindi è comune a tutti gli utenti mentre la seconda area news è personalizzabile per ogni singolo utente. Lo scopo delle news è di “approfittare” della login dell’utente per “obbligarlo” a visualizzare informazioni riguardanti l’azienda… un sistema efficace e assolutamente gratuito utile per comunicare!!! Nella schermata di accesso, oltre alle news sono presenti, tutti i link utili alla visualizzazione dei servizi offerti da “Web Office”. AREA COMMERCIALE Comprende il catalogo/listino e/o configuratore di prodotto con il modulo per l’ordine on line. L’ordine eseguito attraverso “Web Office”, una volta inoltrato in azienda, rimane in memoria nell’area del cliente per una futura verifica o richiamo per la sua ripetizione/modifica. L’ordine eseguito viene inviato in azienda già nel formato utile per essere inserito in automatico in qualsiasi sistema gestionale evitandone la digitazione. Le statistiche di acquisto vengono popolate dalle informazioni di ritorno date dalla fatturazione; il cliente potrà visualizzare gli acquisti eseguiti sia per quantità di prodotto che per valore. Le f.a.q. (le risposte alle domande frequenti) consentono all’utente, attraverso un motore di ricerca interno, una semplice risposta a problemi quotidiani; l’area f.a.q. deve essere costantemente implementata con tutte quelle informazioni che, giorno su giorno, vengono segnalate dagli utenti; solo in questo modo le f.a.q. trovano un corretto utilizzo. L’area immagini contiene tutte le immagini dei prodotti pronte per il download; le immagini dispongono di un’anteprima, due diversi tipi di risoluzione; una bassa per l’utilizzo a monitor e una ad alta risoluzione utile per la stampa e di un eventuale allegato in pdf per l’inserimento di una scheda tecnica o di altre informazioni utili. Le immagini, inoltre sono organizzate per prodotto e la visualizzazione può essere parzializzata attraverso il pannello di amministrazione di “Web Office” in modo che ogni utente possa utilizzare unicamente le immagini dei prodotti da lui utilizzati. AREA AMMINISTRATIVA Un’area di visualizzazione/comunicazione di qualsiasi informazione contenuta nel gestionale aziendale. Recapito fatture: ogni fattura generata dal gestionale aziendale viene prelevata e inviata nell’area riservata del cliente, nel contempo viene inviata una mail di avviso del nuovo documento da scaricare con il link per il collegamento. Il link contiene al proprio interno anche la login e la password utili per l’accesso all’area riservata. Il nuovo documento verrà depositato nell’area riservata con il simbolo di busta chiusa e,al momento del download il simbolo verrà modificato in documento aperto () un apposito report visibile unicamente dall’azienda consentirà di verificare l’avvenuto download di qualsiasi documento. Il documento anche dopo il download rimarrà memorizzato nel sistema al fine di realizzare un archivio utile per qualsiasi successivo download. La stessa procedura viene utilizzata per qualsiasi La situazione scadenze/insoluti, come per le fatture, è un’area popolata interamente da dati forniti dal gestionale aziendale e replicati nelle aree riservate. Il sistema genera l’invio di una mail di sollecito. PRODUZIONE Consente la pubblicazione di tutti i dati riguardanti gli stadi della produzione di una data commessa/ordine, visualizza, inoltre, le scorte di magazzino. AGENTI In pratica tutte le informazioni utili all’agente di commercio; è un mix di informazioni derivanti dalle precedenti aree (commerciale, amministrativa, produzione). Ogni agente potrà visualizzare le informazioni di ogni singolo cliente, eseguire un ordine (vedi area commerciale) per ogni singolo cliente, verificare lo stato dell’ordine, l’evaso, ecc. La “scheda cliente” fornirà statistiche di vendita generali e su ogni singolo cliente suddivise in fatturato e su codice prodotto. Il sistema, inoltre, nella sezione documenti, archivierà i tabulati provvigionali, i tabulati insoluti e quant’altro utile per la gestione delle vendite. Ogni nuovo documento verrà segnalato con una mail. VARIE (di prossima pubblicazione) AGENDA: consente all’utente di conoscere i vari responsabili aziendali (vendite, amministrazione, produzione, ecc.), di consultarne l’agenda degli impegni e di prenotare un colloquio sia telefonico che attraverso la sezione chat. La chat in audio/video consente un’ottima possibilità di dialogo, permette, inoltre, attraverso il video, una migliore conoscenza tra le persone, quindi, una migliore possibilità di dialogo. FORUM: per agevolare/provocare il dialogo tra utenti. I forum sono, da sempre, un’ottima forma di dialogo per ottenere consigli, per dare consigli, per scambiare opinioni tutte riguardanti la professione; il controllo/gestione di questo forum è utile all’azienda per conoscere sia i punti di forza e di debolezza sia propri che della concorrenza; tutte informazioni “di mercato” utili per meglio comprendere quale “vento tira sul mercato”. Da non sottovalutare che, anche in questo caso, il ritorno di immagine che questa sezione di “Web Office” potrà dare all’azienda. IL SISTEMA DI AMMINISTRAZIONE E’ comune a tutte le aree di Web Office. Un semplice pannello di controllo da dove l’azienda potrà interagire/pilotare il sistema. L’accesso al pannello di controllo permette l’attivazione di un nuovo utente con l’attribuzione delle relative concessioni (chi può vedere cosa). La gestione delle news sia generiche che one to one. La sincronizzazione con i dati provenienti dal gestionale (ad esempio l’inserimento/modifica di un nuovo cliente/prodotto). L’invio di documenti generici o riservati a un gruppo o solamente ad un unico utente. Attraverso il pannello di amministrazione, inoltre, è possibile visualizzare i report di download dei documenti inseriti nelle varie aree del sito. LE LICENZE D’USO Come tutti i software non vengono venduti ma “ne viene concesso l’uso” grazie ad una licenza annuale. In linea di massima ogni licenza è legata all’utente, quindi ogni nuovo utente attivato dovrebbe pagare un canone annuo per l’utilizzo del sistema. Con Web Office questo non esiste. Web Office si lega ad un’unica licenza annuale che segue l’azienda cliente indipendentemente dal numero di utenti attivati. Questo per favorirne il massimo utilizzo e quindi una migliore performance sul rientro dell’investimento. MODULARITA’ Web Office consente all’azienda di iniziare anche con un singolo modulo inserendo successivamente altri moduli senza per questo dover sconvolgere il sistema o gravarsi di costi aggiuntivi oltre al costo del modulo stesso e del suo eventuale collegamento ad altre aree del gestionale aziendale. Questo permette all’azienda di programmare i vari step evolutivi del sistema gestendone i ritorni e le modalità d’uso. IMMAGINE Web Office si adegua ai vostri colori istituzionali e al vostro marchio aziendale. |